03. 海外ビジネスの会議・商談前の準備ステップ

海外ビジネスを進める際、会議・商談に向けた基本的な準備ステップを紹介します。

1. 市場調査とターゲット企業の分析

最初に、会議・商談を行う国や地域の市場動向、競合他社、法規制などを調査します。ターゲット企業のビジネスモデル、業績、最近の動向も理解し、相手のニーズや課題を把握することで、効果的な提案が可能になります。

・ターゲット企業の分析：公式ウェブサイト、ニュースリリースなどを通じて相手の状況を調べたり、国別の業界レポートや政府の統計データを活用し、現地市場の特性を理解します。

・文化的背景の理解：ビジネスマナーやコミュケーションスタイルを確認をします。

・参加者の確認：相手企業の参加メンバーの役職や担当領域を確認します。

2. 会議・商談ゴールの設定と議題の明確化

会議・商談で達成したい目標を明確にし、相手との共通の議題やゴールを設定しておきましょう。これは、会議・商談の進行をスムーズにし、互いの期待を合わせるために不可欠です。

• ゴール設定：具体的な数字や成果を含めて、会議・商談での目標を設定します。 • 議題の決定：議題（ニーズの確認、予算や期間、契約までのプロセスなど）を決定します。

• アジェンダ（進行予定表）の作成：あらかじめ会議・商談の議題・アジェンダを作成し、必要であれば事前に相手に共有することで、相手の関心を引きやすくなります。

3. 資料作成とブラッシュアップ

自社の製品やサービスに関する資料を用意し、相手に分かりやすく伝えるためのプレゼンテーションを練習します。特に、重要なポイントを明確に伝えられるように準備をしましょう。

• 資料作成：図表やデータを用いた説得力のあるプレゼン資料を作成します。

• ブラッシュアップ：相手企業に伝わりやすい表現へのブラッシュアップや必要に応じて英語の資料を用意します。

4. 通訳・ファシリテーションの手配

会議・商談がスムーズに進行するよう、通訳やファシリテーターなどの手配や事前のリハーサルを行います。

• 通訳・進行役手配：通訳や会議の進行役（ファシリテーター）を手配します。 • 役割分担：発言や質問などの役割分担を明確にします。

• 事前リハーサル：事前に ツール の使用方法や通信環境状況など確認し、事前にリハーサルを実施します。

海外ビジネスでの会議・商談は、事前準備が重要です。上記の基本ステップを踏むことで、会議・商談を成功に導くための基盤を築くことができます。会議・商談の目的や相手の状況に応じて準備内容を調整し、万全の体制で臨みましょう。